Dokumentenlenkung Mit unserem ISMS / DSMS Portal gelingt Ihnen eine ISO konforme Dokumentenlenkung sowie eine Klassifizierung von Dokumenten mit Metadaten und Berechtigungskonzept. Alle Dokumente im Blick mit gezielter Dokumentenlenkung und Dokumentenmanagement Die zentrale Bereitstellung der für Ihre Mitarbeiter relevanten Informationen und Dokumentationen ermöglicht die kontinuierliche Weiterentwicklung der innerhalb des Portals dokumentierten Abläufe und vermeidet Doppelarbeiten. Zudem können durch die automatisierten Abläufe und die entstehende Transparenz auch der Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragte entlastet werden. Eine wichtige Teilfunktion erfüllen hierbei die Dokumentenlenkung und das Dokumentenmanagement innerhalb einzelner Organisationseinheiten für die zu bearbeitenden Prozesse. Diese Organisationseinheiten können an jede Unternehmensorganisation angepasst werden und so auch in international tätigen Unternehmen nach einzelnen Ländern und in mehreren Sprachen eingeteilt sein. Der Zugriff auf die Dokumente ist standortunabhängig und wird durch entsprechende Freigabe- und Veröffentlichungs-Optionen gelenkt. Jedem Mitarbeiter wird somit ermöglicht, auf die für ihn relevanten Informationen zuzugreifen und wichtige Unternehmensprozesse zu verfolgen. Durch die Einrichtung eines Berechtigungskonzeptes wird zudem sichergestellt, dass datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt werden und Unbefugten der Zugriff auf Dokumente verweigert wird. TRIGOsecure erfüllt alle ISO Anforderungen für die Dokumentenlenkung und berücksichtigt somit Anforderungen international anerkannter Standards. Um ein effizientes Dokumentenmanagement sicherzustellen, werden die Dokumente mit Metadaten klassifiziert. Sämtliche Objekte innerhalb des Portals sind durch automatische Sicherungsprozesse und Archivierungen revisionssicher. Die Dokumente werden in mehreren Versionen gespeichert und können so auch in ihren älteren Versionen zurückverfolgt werden. Die Funktionen im Überblick: ISO konforme Dokumentenlenkung Erfüllung aller ISO Anforderungen für die Dokumentenlenkung Klassifizierung von Dokumenten mit Metadaten Berechtigungskonzept Freigabe Workflow mit Information per E-Mail Versionierung von Dokumenten Review Funktion für Dokumente nach festgelegten Zeiträumen Microsoft Office Integration Volle Integration vom MS Office (Word, Excel, PowerPoint) Bearbeitung der Office Dokumente im Browser Nutzung auf mobilen Endgeräten Zentraler Zugriff auf Informationen Einheitliche Bedienung Hohe User-Akzeptanz Umfangreiche Suchfunktion nach … Dokumenten Personen Maßnahmen Verarbeitungen Assets Dokumentenkategorien / Dokumentenarten News Integration anderer/externer Quellen, z.B. Fileserver etc. Zielgruppenspezifische Bereitstellung der Informationen Bereitstellen der relevanten Direktiven und Richtlinien für die Mitarbeiter Zugriff auf Prozessbeschreibungen Zugriff auf aktuelle Formulare, Vorlagen etc. Zugriff auf Schulungen, Web Based Trainings Zentraler Einstiegspunkt für Informationssicherheit und Datenschutz Meldung von Informationssicherheits- und Datenschutzvorfällen Information über neue oder geänderte Dokumente
