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Anforderungsmanagement mit SharePoint®

Ausgangssituation

Anforderungen, die heute an die IT gestellt werden, unterscheiden sich sehr stark. Es können Standard Anforderungen, wie z. B. neue HW oder SW, Berechtigungsanträge für den Zugriff auf Systeme und Anwendungen, sein. Es kann sich aber auch um Anforderungen für System- oder Prozessänderungen handeln, aus denen sich je nach Komplexität kleinere Changes oder komplexe Projekte ergeben können.

Häufig gelangen IT-(Projekt)Anforderungen auf verschiedenen Kanälen in die IT-Abteilung. Eine zentrale Sammlung, Bewertung und Priorisierung der einzelnen Anforderungen durch IT und Fachabteilungen ist häufig eine große Herausforderung.

Die Folge ist häufig eine zunehmende Intransparenz und ein kontinuierliches Verschieben von Prioritäten. Dies führt zu einer permanenten Überlastung der IT Abteilung, da viele Anforderungen parallel zum Tagesgeschäft umgesetzt werden müssen.

Anfordungsmanagement mit SharePoint® als Lösung

Mit Hilfe der Einführung eines strukturierten Anforderungsmanagements mit SharePoint® wird Abhilfe geleistet. Eine klare Trennung der Anforderungen in Standardanforderungen, Berechtigungen, Changes und Projektanfragen liefert hierfür die Basis.

Anforderungsmanagement mit SharePoint
Abb.: Anforderungsmanagement mit SharePoint

Beim Anforderungsmanagement mit SharePoint® wird in Standard- und Non-Standardanforderungen unterschieden. Das hilft einen Großteil der Anforderungen routinemäßig zu bearbeiten. Die Priorisierung von Non-Standardanforderungen in Gremien bestehend aus Business und IT führt zu IT Governance. Ein zentrales Portfoliomanagement unterstützt hierbei entscheidend.

Basierend auf der Microsoft SharePoint® Technologie ermöglicht die Trigonum Lösung eine Kanalisierung der Anforderungen an die IT. Von Projektanträgen, über IT Bedarfsanforderungen bis hin zu IT Berechtigungsmeldungen bietet die Applikation für das Request Management eine zentrale Anlaufstelle für diese.

IT Anforderungen können zentral zusammengeführt, transparent ausgewertet und deren Status nachhaltig überwacht werden. Dies entlastet die IT, optimiert die Kundenorientierung und fördert eine kontinuierliche Verzahnung von Business und IT.

Sowohl die Beantragung über Microsoft Word® Formulare als auch über Formulare einer externen Webanwendung können unterstützt werden.

1. MS Office Integration

Ist die Beantragung mit Hilfe von Microsoft Word® Formularen gewünscht, kann eine vollständige Integration dieser mit SharePoint® umgesetzt werden. Anforderer füllen das Formular einfach aus und speichern es direkt in eine „Anforderungspipeline“. Bei Einsatz eines Email-Servers ist es sogar möglich die Anforderungen per Email an die „Anforderungspipeline“ zu senden. In beiden Fällen wird das Dokument in diese gespeichert und die enthaltenen Daten automatisch ausgelesen.

Projektbeantragung mit SharePoint
Abb.: Projektbeantragung mit SharePoint

 2. Integration externer Webanwendungen

Werden Anforderungen mit Hilfe von Webformularen in einer externen Webanwendung mit Datenbankanbindung gestellt, können auch diese mit Hilfe von SharePoint® zusammengeführt und weiterverarbeitet werden.

Abb.: Integration externer Webanwendungen mit SharePoint

Anforderungsmanagement mit SharePoint® und Ihre Vorteile

Die strukturierte Erfassung ermöglicht es, ein Reporting über die eingehenden Anforderungen aufzubauen.

Die zentrale Dokumentation von Anträgen zur Benutzereinrichtung und Rechtevergabe z. B. ermöglicht das gezielte Auswerten von Berechtigungen pro Anwender. Dies trägt wesentlich zur Erhöhung der IT-Sicherheit bei und hilft die zunehmenden Compliance Anforderungen zu erfüllen.

Integration externer Systeme

Aufbauend auf der zentralen Zusammenführung der Daten können externe Systeme, wie etwa Help Desk Systeme, angesteuert werden.

Werden z. B. Berechtigungsanträge zentral gesammelt und freigegeben, kann die Bearbeitung durch die IT Mitarbeiter automatisiert angestoßen werden, indem ein Ticket im Help Desk System erstellt wird. Dies geschieht automatisiert mit Hilfe hinterlegter Workflows.



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