Zusammenarbeit M365

Die Corona-Krise ist hochaktuell und betrifft jeden. Auch vor Unternehmen macht sie nicht Halt. Im Gegenteil: Sie bringt zahlreiche neue Herausforderungen mit sich, an die sich die Unternehmen in kurzer Zeit anpassen müssen. Um die eigenen Mitarbeiter zu schützen und zudem zu einer Verlangsamung der Ausbreitung von Corona beizutragen, muss ein Großteil der Unternehmen von Präsenzarbeit auf Remotearbeit (Homeoffice) umschwenken.

Viele Unternehmen haben die Einführung von Homeoffice und das Arbeiten in virtuellen Teams schon länger auf der Agenda und das Thema ist nicht neu. Durch die Corona-Krise hat es jedoch eine neue Dynamik bekommen. Es gilt jetzt in kurzer Zeit durch Homeoffice und virtuelles Arbeiten Teams und Prozesse zu organisieren ohne die Kontrolle zu verlieren.

Oft fehlen die hierfür notwendigen Voraussetzungen, wie eine ausreichend sichere Netzwerkanbindung, die notwendige Hardware sowie die regelnden Prozesse und Richtlinien, um diese komplexe Umgebung effektiv zu betreiben. Dennoch ist eine enge Zusammenarbeit der Mitarbeiter und Teams die Basis für die Aufrechterhaltung der Geschäftsprozesse und damit essenziell für den Fortbestand der Unternehmen.

Viele Unternehmen sind aktuell überfordert und wissen nicht, wie sie diese große Herausforderung anpacken sollen. Aber auch Unternehmen, die Remotearbeit bereits verstärkt nutzen, stehen vor der Herausforderung, eine effiziente, geregelte und sicherere Nutzung zu gewährleisten. Ein kühler Kopf und ein methodisch sicheres Vorgehen sind nun gefragt.

Trigonum hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen bei diesem großen Schritt zu unterstützen und zu begleiten. Die Hamburger IT-Unternehmensberatung hat einen 10-Punkte-Plan entwickelt, der es Unternehmen ermöglichen soll, innerhalb kürzester Zeit auf Homeoffice umzuschwenken und die technischen wie auch organisatorischen Hürden zu meistern.
Als Experten für Datenschutz, Informationssicherheit und Digitalisierung, insbesondere in Projekten für kollaboratives Arbeiten von Teams in der Microsoft Cloud „Microsoft 365“ unterstützt Trigonum seine Kunden dabei, die Datenschutz- und Compliance-Anforderungen zu berücksichtigen und konforme Lösungen zu entwickeln.

Für eine schnelle und effiziente Implementierung der Remotearbeit hat unser Expertenteam einen 10-Punkte-Plan entwickelt. Im ersten Schritt findet gemeinsam mit dem Kunden eine Analyse der Ausgangssituation statt. Unter anderem müssen Rahmenbedingungen erörtert, der Umfang definiert sowie eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden. Im zweiten Schritt erfolgt die Priorisierung und Bündelung von Themen. Wurden die notwendigen Voraussetzungen geschaffen, so kann darauf aufbauend ein passgenaues Einsatzkonzept entwickelt werden, das individuell auf das Unternehmen zugeschnitten ist und die ermittelten Anforderungen berücksichtigt und integriert. Anschließend werden die notwendigen technischen Voraussetzungen geschaffen. Hierzu zählen die Beschaffung von Lizenzen sowie die Einrichtung und Konfiguration der Umgebung. Dies bezieht sich insbesondere auf die Einrichtung der User sowie die Durchführung von notwendigen Sicherheitseinstellungen und Policies. In einem weiteren Schritt unterstützt Trigonum anschließend bei der Bereitstellung der notwendigen Teams inkl. der benötigten Ablagestrukturen sowie bei der Einrichtung von Berechtigungen und weiterer Funktionen. Auch bei der Datenmigration und somit der Überführung der relevanten Dokumente in die Teams begleitet Trigonum seine Kunden. Den 9. Schritt bildet die Erstellung von zusätzlichen relevanten Dokumenten, wie Richtlinien, Handbücher, Prozesse, F.A.Q.‘s, usw. Anschließend kann Trigonum auch Schulungen für Anwender und Administratoren anbieten, damit die Teams am Ende des gesamten Prozesses remote arbeitsfähig sind und bleiben.

Doch auch nach der Umsetzung dieses 10-Punkte-Plans unterstützt die Hamburger IT-Unternehmensberatung seine Kunden weiterhin und liefert unter anderem Anlaufbetreuung sowie Remote Support.

Am Ende des Prozesses steht ein remote arbeitsfähiges Unternehmen, das eigenständig und effizient Remotearbeit für die festgelegten Prozesse umsetzen kann. Für Unternehmen bedeutet dies, dass

• die Zusammenarbeitsplattform in der Cloud eigerichtet ist,
• die Prozesse für eine Cloud-basierte Arbeitsumgebung implementiert sind
• die Teammitglieder geschult und arbeitsfähig sind
• die erforderliche Dokumentation sowie Richtlinien erstellt wurden und
• die Betreuung der Umgebung und Anwender organisiert ist (definierte Ansprechpartner, Verantwortlich- und Zuständigkeiten, Hotline für Benutzer und auch Administratoren, etc.).

Werden Sie mit Trigonum unter Beachtung der Compliance- und Datenschutz-Anforderungen remote arbeitsfähig!