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IT Kostenoptimierung auf Basis einer Potentialanalyse

Trigonum bringt Licht ins Dunkel Ihrer IT-Kosten

Um die Transparenz der IT-Kosten in den Unternehmen ist es offenbar deutlich schlechter bestellt als vielfach angenommen. Nach einer auch in den Fachzeitschriften Computerwoche und CIO veröffentlichten Trigonum-Studie bestehen in dieser Hinsicht lediglich in jedem fünften Fall positive Bedingungen. Dagegen bezeichnen zwei von fünf der fast 400 befragten Mittelstands- und Großunternehmen die Kostentransparenz in ihrer Informations- und Kommunikationstechnik als unbefriedigend. Als Konsequenz urteilen 54 Prozent der Firmen, dass sie in ihren Möglichkeiten zur durchgängigen Kostenoptimierung deutlich eingeschränkt sind. Auch die Kostentreiber können oft nur durch Zufall identifiziert werden. Hinzu kommen wegen fehlender konkreter Zahlen Nachteile bei den Jahres- und Budgetplanungen.

"Aktuelle Herausforderungen im Umfeld der Finanzkrise"

Die Wettbewerbsbedingungen verschärfen sich weiter. Daher ist es notwendig, die eigenen Kosten und Ressourcen zu optimieren. Hierbei sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Sind Sie sicher, dass Sie marktgerechte Preise für Ihre zugekauften Leistungen bezahlen?
  • Wann haben Sie zum letzten Mal die Preise am Markt überprüft?
  • Wie gut sind Ihre Verträge und eingekauften Services?

Unserer Erfahrung nach sollten Leistungsinhalte und Konditionen regelmäßig überprüft werden, da sich alle 2-3 Jahre erhebliche Optimierungen erreichen lassen.

3 Schritte zu Ihrer IT-Kostenoptimierung

Abb.: IT Kostenoptimierung

1. Ermittlung der Optimierungsansätze

  • Abgrenzung des Untersuchungsbereichs, festlegen mit den Beteiligten und Abstimmung des Vorgehens
  • Betrachtung der IT-Ziele und Strategie, Organisation und Serviceprozesse
  • Ermittlung der Kosten- und Mengenstrukturen
  • Analyse des Lieferanten- und Vertragsmanagements
  • Standortortbestimmung und Ableitung von Optierungsmöglichkeiten
  • optional:Analyse der Organisation, Prozesse und des IT-Servicemanagements

Ergebnisse:

  • Statusbericht mit Aussagen zu Optimierungsmöglichkeiten für
  • Kosten- und Leistungsstrukturen
  • make or buy externe Beschaffung,
  • Qualität der Dienstleistungs- und Outsourcing-Verträge
  • Organisation des IT-Bereiches sowie der IT-Strategie und Servicemanagement

2. Potentialanalyse und Umsetzungsplanung

  • Entwicklung von passgenauen unternehmensspezifischen Optierungskonzepten
  • Ausschreibung von IT-Liefer- und Leistungsumfängen
  • Erstellung von Umsetzungsplanungen
  • Darstellung der Einsparungen in einem Business Case
  • Identifizieren von kurzfristig umzusetzenden Optimierungen (Quick Wins) 

Ergebnisse:

  • Optimierungskonzept mit Umsetzungsplanung
  • Markttransparenz (Angebotsbewertung)
  • Entscheidungsgrundlage / Business Case

3. Realisierung der Kostenoptimierungen

  • Projektplanung und Projektorganisation
  • Übergreifende Steuerung der Projektaktivitäten und der Beteiligten (extern und intern)
  • Verhandlung und Optimierung der Verträge
  • Integration der Optimierung in die Unternehmensprozesse und –organisationen

Ergebnisse:

  • Kosteneinsparungen
  • Prozess- und Leistungsverbesserungen
  • Aktuelle Verträge zu marktgerechten Konditionen


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