Viele von Ihnen kennen es vielleicht: Arbeiten im Homeoffice. Arbeiten im Homeoffice bedeutet nicht nur, Arbeiten auf Distanz und, dass die geschäftliche Zusammenarbeit schwieriger wird. Uns fehlt vor allem auch der soziale Kontakt. Wer im Homeoffice arbeitet, sieht seine Kollegen nicht so regelmäßig, Abstimmungen werden schwieriger und auch die Gespräche in der Teeküche und die Möglichkeit, einfach mal schnell mit Kollegen zu quatschen, fällt weg. Eine Erfahrung, die vor allem jetzt viele von uns machen. Aufgrund von Corona arbeiten viele Deutsche derzeit von zu Hause aus und sind nur, wenn es zwingend notwendig ist, im Büro.

Diese Situation bringt neue Herausforderungen mit sich. Eine davon ist die Erfindung im Team. Jeder muss erst einmal seine eigene Rolle im Team (wieder)finden und man muss versuchen, auch über Distanz hinweg, das Teamgefühl aufrechtzuerhalten. Außerdem tauchen viele Fragen auf, wie: Wie können wir trotz Remotearbeit als Team zusammenarbeiten? Wie funktioniert das allgemein? Wie können wir in einem ständigen Austausch miteinander bleiben? Und auch: Wie bleibt man motiviert? Alles Fragen, Unsicherheiten und Probleme vor denen Unternehmen und ihre Mitarbeiter momentan stehen und mit denen sie sich auseinandersetzen müssen.

Um eine effiziente Arbeit von zu Hause aus zu gewährleisten, nutzen viele Unternehmen Zusammenarbeitsplattformen. Von unterschiedlichen Anbietern wird hier eine ganze Bandbreite an verschiedenen Lösungen angeboten. Auch wir haben uns intensiv mit diesem Thema und der Auswahl einer passenden Plattform für unser Unternehmen auseinandergesetzt und konnten Microsoft Teams als die für uns als passgenaueste identifizieren. Dadurch, dass es sich um eine Microsoft-Lösung handelt und wir auch andere Office-Lösungen, wie z.B. SharePoint, nutzen, passt diese am besten in unsere vorhandene IT-Infrastruktur. Im Folgenden möchten wir Ihnen Microsoft Teams kurz näher vorstellen.

Vorstellung einer Zusammenarbeitsplattform: Microsoft Teams

Bei MS Teams handelt es sich eine Zusammenarbeitsplattform von Microsoft – sprich um ein Office-365 Produkt, das sich daher auch gut in die bestehende Office-Landschaft (wie z.B. SharePoint oder Planner) integrieren lässt. Ein, wie wir finden, großer Vorteil ist, dass SharePoint als Dokumentenablage implementiert ist. Dadurch ist es möglich, dass das ganze Team gemeinsam in Dokumenten arbeiten kann. Zudem kann man in MS Teams verschiedene Kanäle (für unterschiedliche Teams oder Themenbereiche) einrichten, auf die nur die berechtigten und beteiligten Personen Zugriff haben und in denen sich gemeinsam über diese Themen ausgetauscht werden kann und alle Dokumente zu dem jeweiligen Thema abgelegt werden können. Jeder hat somit Zugriff auf die für ihn relevanten Dokumente. Außerdem hat MS Teams eine Chatfunktion, sodass man in einem regelmäßigen, schnellen Austausch mit seinen Kollegen bleiben kann – sowohl sachlich als auch privat. Dadurch kann man auch den persönlichen Kontakt zu seinen Kollegen pflegen.

Wir haben für uns gemerkt, dass es in gewissen Fällen sinnvoll sein kann, den Planner in MS Teams einzubinden, um Aufgaben agil und transparent planen zu können. Somit können wir weiterhin effizient als Team zusammenarbeiten, Aufgaben zuweisen und Benachrichtigungen über neue Aufgaben erhalten. Außerdem kann man jederzeit einen Überblick über die Aufgaben und ihre Arbeitsstände erhalten und hat somit den ganzen Arbeitsverlauf im Blick. Für uns als Datenschutzberatung ist es natürlich auch besonders wichtig, dass die von uns genutzten Plattformen immer das geforderte Datenschutzniveau gewährleisten. Da Teams die datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO erfüllt, haben wir uns dazu entschlossen, diese Zusammenarbeitsplattform bei uns im Unternehmen einzusetzen.

Das Thema Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten ist bei uns im Unternehmen jedoch nicht erst durch Corona relevant geworden. Wir setzen Remotearbeit schon lange ein, da unser Team häufig auch beim Kunden vor Ort präsent ist und somit auch von dort aus jederzeit arbeitsfähig sein muss. Wir als Berater arbeiten bereits seit vielen Jahren mobil und vernetzt mit unseren Kunden. Wir haben weltweite Projekte mit Projektmitgliedern geleitet, die auf fünf Kontinenten verteilt waren. Die Nutzung von zentralen Kollaborationstools war die Voraussetzung, um diese Projekte erfolgreich abzuschließen. Unsere Erfahrung wollen wir gerne mit Ihnen teilen, um an der einen oder anderen Stelle bei der Beseitigung von Unsicherheiten helfen zu können.

Woher weiß ich / wissen wir, welche Zusammenarbeitsplattform, die für uns geeignetste ist?

Eine Standardantwort auf diese Frage gibt es nicht. Wir können Unternehmen nur empfehlen, sich intensiv mit diesem Thema auseinanderzusetzen und zu gucken, welche Plattform am besten auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Schauen Sie, welche die für SIE die geeignetste Zusammenarbeitsplattform ist und holen Sie sich im Idealfall Rat. Fragen Sie z.B. Geschäftspartner, Freunde oder Experten, die bereits mehr Erfahrungen in diesem Bereich besitzen. Denn nur, wer sich für eine passende Plattform entscheidet und diese auch richtig im Unternehmen integriert, kann mit dieser im Nachgang sinnvoll und effizient arbeiten.

Wichtig ist auch, zunächst einmal ein Zielbild zu erstellen: Was ist für Sie relevant? Welche Tools, Technologien werden aktuell eingesetzt? Wie passt die Plattform in die bestehende Infrastruktur? Aber auch: Was muss die Plattform können und welche Funktionen sollte sie auf jeden Fall erfüllen? Welche Apps sollen wofür genutzt werden? Welche Anforderungen an den Datenschutz und die Informationssicherheit bestehen? Diese Planung sollte auch nicht als abgeschlossen angesehen werden, wenn Sie sich für eine Plattform entschieden haben. Auch nach dieser Entscheidung ist eine intensive Planung wichtig. Definieren Sie Standards und legen Sie z.B. fest, wann Sie ein neues Team anlegen. Wichtige Grundlagen sollten an dieser Stelle definiert und vor allem auch im Team transparent kommuniziert werden.

Trotz Homeoffice weiterhin als Team zusammenarbeiten und fühlen

Als letzten Tipp möchten wir Ihnen noch einmal mitgeben: Tauschen Sie sich regelmäßig aus. Auch wenn Ihr Team nicht mehr gemeinsam im Büro sitzt, sollte trotzdem ein regelmäßiger Austausch sichergestellt werden. Wir zum Beispiel haben es in Corona-Zeiten so geregelt, dass wir jeden Morgen um 8 Uhr gemeinsam mit einer Videokonferenz in den Arbeitstag starten, um uns über aktuelle Themen und offene Aufgaben, aber auch persönliche Empfinden auszutauschen. Zunächst hatten wir mit einer Telefonkonferenz begonnen. Jedoch sind wir nach einiger Zeit auf eine Videokonferenz umgestiegen, damit wir uns mindestens einmal am Tag persönlich zu Gesicht bekommen.