-Tipps und Tricks für eine erfolgreiche Remote-Besprechung

Beim Arbeiten im Büro gehört es zum täglichen Geschäft: Das Durchführen von Meetings und Besprechungen. Tagtäglich wird sich ausgetauscht, schnell abgestimmt und neue Arbeitsstände werden präsentiert. Doch auch wenn wir vom Homeoffice aus arbeiten ist es wichtig, dass wir jederzeit auf dem aktuellen Stand sind, gemeinsam Lösungsvorschläge für bestehende Probleme oder Aufgaben erarbeiten und bei Bedarf weiterhin Schulungen und Workshops durchführen. Denn Ziel ist es, trotz Distanz-Arbeit mindestens genauso gut zusammenzuarbeiten und als Team zu funktionieren als vorher mit persönlichem Kontakt. Doch wie kann dies in die Praxis umgesetzt werden? Wie können wir sicherstellen, dass auch Remote-Besprechungen effizient und erfolgreich sind? Auf dieses Thema und auf hierbei aufkommende Schwierigkeiten, die wir erlebt haben, möchten wir in diesem Blogbeitrag näher eingehen und mögliche Lösungsansätze aufzeigen.

Hilfe! Eine Remote-Besprechung – 100 Themen zu beachten / Oder doch ganz einfach?

Unsicherheiten, Kritiker & Verweigerer

Bei einer sehr kurzfristigen Einführung von Homeoffice –so wie es in der Corona-Krise nötig war- kann es vorkommen, dass Teilnehmer der Besprechung zuvor noch nie an einer Remote-Besprechung teilgenommen haben. Daher kann es sein, dass sie verunsichert sind, nicht wissen wie es funktioniert und daher dem Ganzen etwas kritisch gegenüberstehen. Hier ist es wichtig, gut zu kommunizieren und den Teilnehmern diese Unsicherheiten zu nehmen. Wenn es sich z. B. nur um einzelne Personen handelt, sollten Sie diese im Vorweg persönlich anrufen und ihnen erklären, wie die Besprechung durchgeführt wird und welche wenigen Voraussetzungen an Ihrem Arbeitsplatz notwendig sind. Handelt es sich um mehrere Personen, könnten Sie z. B. zuvor eine E-Mail mit einem kurzen Leitfaden verschicken, der zeigt, wie die Teilnehmer an der Besprechung teilnehmen können und wie diese ablaufen soll. Dies gibt den Teilnehmern etwas mehr Sicherheit und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf der Besprechung.

Doch auch sonst kann es vorkommen, dass die eingeladenen Teilnehmer einer erfolgreichen Durchführung einer Remote-Besprechung sehr kritisch gegenüberstehen und ggf. sogar die Teilnahme an dieser verweigern. Auch dies ist eine Situation, die, wie wir feststellen mussten, leider nicht allzu selten vorkommt und mit der sich der Verantwortliche der Besprechung auseinandersetzen muss. Hier wird es notwendig, zu verstehen, warum die Person eine solche Abwehrhaltung einnimmt (Überbelastung? Unsicherheit?). Wie können wir zu einer Teilnahme motivieren? Wie geht man mit dieser Situation am besten um? Wie schaffen wir es, unsere Themen voranzubringen, für die diese Besprechung notwendig ist? Wichtig ist hier, den Teilnehmern durch Vorgespräche „abzuholen“. Rufen Sie ihn an, wenn Sie merken, dass dieser der Besprechung kritisch gegenübersteht und „gegenwettert“. Berichten Sie ihm über den Ablauf der Sitzung und ihre positiven Erfahrungen, erfragen Sie die Gründe der Abwehrhaltung, um evtl. durch weitere Maßnahmen Verbesserungen herbeizuführen. Versuchen Sie durch eine verständnisvolle, offene Art das Vertrauen des Kritikers zu gewinnen, um den ersten Schritt zu erreichen: „einfach mal ausprobieren“.

SOS: Technik funktioniert nicht

Eine weitere Herausforderung, die beim Arbeiten aus dem Homeoffice häufig vorkommt, ist, dass die technische Ausstattung der Teilnehmer nicht oder nicht ausreichend gewährleistet ist. Wir haben schon die verschiedensten Szenarien erlebt. Ein Teilnehmer ohne Headset und mit schlechtem Audiosound des Computers, der hallt und zudem dazu führt, dass andere Personen mithören können, die dies eigentlich nicht dürften. Zudem gibt es immer wieder mal Teilnehmer ohne Mikrofon oder funktionierende Kamera. Treten diese Probleme erst während der Besprechung auf, so kann in dem Moment relativ wenig getan werden, um das Problem zu lösen. Hier muss dann eine schnelle Zwischenlösung gefunden werden, so dass der Teilnehmer dann z. B. ohne Video an der Besprechung teilnimmt. Dafür ist es wichtig, dass bereits vor den Besprechungen geprüft wird, ob alle Teilnehmer die notwendige technische Ausstattung besitzen.

Unabhängig von der Hardware kann es auch sein, dass die Teilnehmer z. B. unterschiedliche Web-Browser nutzen und daher bereits beim Einloggen in die Besprechung Fehler auftreten. Hier ist es relevant, die Komptabilität der jeweiligen Plattform (MS Teams, Skype, Zoom) mit den verschiedenen Web-Browsern im Vorweg zu prüfen und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die richtigen Browser nutzen. Sollte ein Web-Browser mit der Plattform nicht fehlerfrei funktionieren, so sollte transparent kommuniziert werden, dass dieser nicht genutzt werden darf.

Da viele Teilnehmer zumeist von zu Hause aus arbeiten, haben wir es oft mit unterschiedlichen IT-Voraussetzungen zu tun. Nicht selten kommt es vor, dass das Internet der Teilnehmer schlecht ist oder eine schlechte Ton- und / oder Bildqualität vorliegt. Um diese „bösen“ Überraschungen während der Sitzung zu vermeiden und bereits vorher gegensteuern zu können, kann der Organisator z. B. vor der Besprechung die technische Funktionalität der einzelnen Teilnehmer testen und zu kurzen Testsitzungen einladen. Dies bietet sich natürlich eher bei kleineren Gruppen an.

Um insgesamt aber auch die technischen Kenntnisse der Teilnehmer sicherstellen zu können, sollten z. B. Benutzerhandbücher für die Anwendung der jeweiligen Software erstellt und die Inhalte dieser kommuniziert und geschult werden.

Datenschutz während der Remote-Sitzung – Worauf muss ich achten?

Doch auch neben den technischen Themen bestehen noch viele weitere Aspekte, die eine Remote-Besprechung erschweren können. Weitere „kritische“ Themen sind der Datenschutz und die Informationssicherheit. Mit diesen Themen muss sich im Vorweg auseinandergesetzt werden und Regelungen sollten getroffen werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Schutz der Informationen nicht gewährleistet ist. Bei den Informationen kann es sich z. B. um während des Meetings genutzte Bilder oder gesprochene Inhalte handeln. Außerdem besteht auch die Gefahr, dass während der Sitzung ungewollte Inhalte präsentiert werden. Dies kann z. B. dann passieren, wenn ein Teilnehmer seinen Bildschirm teilt, um gemeinsam auf ein Dokument zu schauen oder ein gemeinsames Brainstorming durchzuführen. Es können E-Mails „hochpoppen“, die die anderen Teilnehmer dann sehen, obwohl sie nicht für sie bestimmt waren. Ein anderes Szenario ist, dass versehentlich in ein anderes Präsentationsfenster gewechselt wird und Teilnehmer Inhalte sehen können, die sie nicht sehen sollten. Dieses Problem kennen bestimmt viele. Es sind Kleinigkeiten, über die man sich im Vorwege nicht viele Gedanken macht, die aber datenschutzrechtlich ein absolutes No-Go sind. Um so etwas zu vermeiden, sollte man vor Beginn der Besprechung das E-Mail-Postfach und alle vertraulichen Dokumente schließen. Somit kann man dieses Risiko deutlich verringern. Damit es nicht zu diesen Situationen kommt, sollten außerdem alle Mitarbeiter sensibilisiert und geschult werden, in welche Daten oder Dokumente andere Einblicke bekommen dürfen und welche geheim sind.

In diesem Zusammenhang ergibt sich ein weiteres Handlungsfeld. Wir haben erlebt, dass Berechtigungskonzepte nicht ordnungsgemäß aufgesetzt sind und z. B. externe Benutzer, die zu Besprechungen eingeladen sind, ungewollt auf Dateien oder Ordner zugreifen können. Dies darf auf keinen Fall geschehen und muss verhindert werden. Nur wenn entsprechende Regelungen getroffen wurden und dies sichergestellt ist, dass ein unberechtigter Zugriff ausgeschlossen ist, können die notwendigen Berechtigungen vergeben werden.

Ein paar allgemeine Tipps

Am Schluss möchten wir ein paar weitere Tipps für eine erfolgreiche Homeoffice-Besprechung geben. Man sollte darauf achten, dass zur inhaltlichen Arbeit die Anzahl der Teilnehmer überschaubar ist. Bei Besprechungen mit vielen Personen kann zwar etwas präsentiert oder geschult werden, aber ein inhaltlicher Austausch wird sehr schwer. Nach unseren Erfahrungen ist eine Sitzung mit bis zu 10 Teilnehmern noch gut handhabbar, alles darüber hinaus hat die Gefahr, unübersichtlich oder gar chaotisch zu werden. Die optimale Teilnehmerzahl würden wir bei 5-7 Teilnehmern sehen. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass die Sitzungen nicht zu lang werden, da dann, wie auch bei anderen Besprechungen, die Konzentration der Teilnehmer sinkt. Aus diesem Grund sollten lieber kurze Sitzungen geplant werden. Bei komplexen Meetings oder Workshops sollten 1,5 oder 2,5 Stunden nicht überschritten werden. Alles andere wird unproduktiv. Als Moderator ist es wichtig, die Teilnehmer bei der „Stange zu halten“ und sie auch während der Besprechung – z. B. durch persönliche Ansprache – zu motivieren, sich aktiv einzubringen und mitzuarbeiten. Es kommt auch nicht selten vor, dass Teilnehmer durch eingehende Anrufe oder spontane Störungen abgelenkt sind. Wenn dieses die gesamte Arbeitsatmosphäre stört, sollte dieses offen angesprochen und die Teilnehmer gebeten werden, äußere Störungen nicht zuzulassen. Unsere Erfahrung ist –wie bei allen anderen Meetings auch -, dass eine gute Planung das Erfolgsrezept einer guten, effektiven Besprechung ist. Ein transparentes Ziel, eine kurze Vorstellungsrunde der Teilnehmer – wenn nötig – und das „Abholen“ der Teilnehmer zu den Inhalten ist bei einer Remote-Besprechung genauso wichtig, wie in anderen Präsenz-Terminen. Zudem sollten zu Beginn einer jeden Session auch die Spielregeln erläutert werden.

Eine Moderation der Sitzung ist für eine strukturierte Sitzung wichtig. Durch das Leiten der Sitzung kann unkontrollierte Kommunikation vermieden werden. Während der Sitzung sollten immer mal wieder kleinere Verständnisfragen eingebaut werden, um zu überprüfen, ob die Informationen richtig vermittelt wurden und bei den Empfängern auch angekommen sind. Mögliche Fragen wären z. B.: Ist das auch Ihr Verständnis? Läuft dies bei Ihnen auch so? Sind die Inhalte verstanden? Oder: Gibt es noch Ergänzungen? Ggf. können auch einzelne Teilnehmer gezielt angesprochen und um eine Stellungnahme zu einem bestimmten Thema gebeten werden.

Unsere Empfehlungen:

Gute Planung: Sitzungen sind immer dann erfolgreich, wenn sie gut vorbereitet werden. Bei guter Planung und Vorbereitung können Remote-Sitzungen fokussiert durchgeführt werden und sind daher effektiv und zielorientiert und damit erfolgreich.

Konkrete Ziele: Wenn die Ziele klar sind, können in sehr kurzer Zeit sehr gute Ergebnisse erarbeitet werden. Durch eine Dokumentation als Nachbereitung werden die Inhalte anschließend nachhaltig vereinbart. Wichtig ist also: Kennen Sie Ihre Ziele. Was wollen Sie in dieser Besprechung erarbeiten / abstimmen / erreichen? Diese Ziele müssen Sie zudem transparent kommunizieren, am besten bereits vor der Besprechung, damit sich alle Beteiligten dazu Gedanken machen können, und auch zu Beginn des Meetings.

Kamera einschalten: Wir empfehlen zumindest zu Beginn kurz die Kamera einzuschalten, um sich einmal kurz gesehen zu haben und ein Gesicht vor Augen zu haben. Zur Verbesserung der Tonqualität, bei zu geringer Bandbreite der Internetanbindung, ist es dann evtl. sinnvoll, die Kamera für eine längere Telefonkonferenz auszuschalten. Die Kommunikation ist jedoch für alle einfacher, wenn die Kamera an ist und die Gestik und Mimik der Teilnehmer die Kommunikation unterstützen.

Positive Stimmung: Achtung – Versuchen Sie die positive Stimmung nicht zu verlieren. Machen Sie evtl. zwischendurch kurze Pausen und lockern Sie das Arbeitsklima etwas auf.

Nutzen kommunizieren: Kommunizieren Sie im Unternehmen den Nutzen erfolgreicher, effektiver Remote-Sitzungen in Form von Beispielen. Somit können Sie mit der Zeit nach und nach auch die Skeptiker von der Remote-Arbeit überzeugen und sie dazu bringen, aktiv mitzumachen.

Einfach machen: Probieren Sie es einfach aus und legen Sie los. Nur wenn Sie es umsetzen, können Sie lernen und sich stetig verbessern. Der Erfolg kommt beim Tun.