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Verfahrensübersicht schafft Transparenz über Ihre Verfahren

Verfahren, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfordern aus datenschutzrechtlicher Sicht eine Vorabkontrolle. Hierbei den Überblick zu behalten, fällt aufgrund der Vielzahl an Verfahren häufig schwer.

Die Beantwortung der Fragen wie z. B. "In welchen Verfahren werden personenbezogene Daten verarbeitet?" oder "Wer hat Zugriff auf die innerhalb der Verfahren verarbeiteten Daten?" fällt den Veranwortlichen oft nicht leicht - Es fehlt die Transparenz hierüber.

Meldung der Verfahren

Ein erster Schritt zur Transparenz ist die Sammlung der relevanten Informationen zu den einzelnen Verfahren, wie etwa die Klärung der Rechtsgrundlagen, der Datenübermittlung oder der technisch organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes.

Wir haben hierfür ein Formular entwickelt, welches die nötigen Informationen abfragt. Ausgefüllt von den Verfahrensverantwortlichen können diese Informationen schon einmal zentral zusammengetragen werden.

Transparente Bereitstellung der Verfahrensbeschreibungen

Das von uns entwickelte Formular hat u. a. den Vorteil, dass es in ein Datenschutzportal auf Basis der MS SharePoint Technologie gespeichert werden kann. Hier besteht die Möglichkeit, die Daten des Formulars automatisiert in Listen übernehmen zu lassen, wodurch diese dann datenbankbasiert auswertbar werden.

Erstellung der Verfahrensübersicht(en)

Basierend auf den Microsoft Reporting Services lassen sie diese Daten anschließend auswerten. Wir haben ein umfassendes Reporting entwickelt, welches eine übergreifende Auswertung aller erfassten Verfahren hinsichtlich u. a. folgender Punkte ermöglicht:

  • Übersicht der verarbeiteten Daten
  • Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitungen
  • Verfahrensverantwortliche
  • Zugriffsberechtigte Personen
  • Datenübermittlung
  • technisch organisatorische Maßnahmen

 

Die automatisiert generierte Verfahrensübersicht liefert den Schlüssel

  1. für eine übergreifende Beurteilung der eingesetzten Verfahren hinsichtlich des Datenschutz
  2. die Sicherheit hinsichtlich der Datenschutzkonformität der eingesetzten Verfahren


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